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任何税务人员都会告诉您，您应该为每笔与业务相关的采购保存收据，无论金额有多大。 即便如此，许多房东并没有记录他们最重要的月收入形式：租金。
租金收据是一份简单的文件，表明您的租户正在支付租金。 在本文中，我们将向您介绍为什么需要租金收据、如何填写收据以及如何在线接受租金付款。
什么是租金收据
租金收据为房东和租户提供已支付租金的证明。 他们通常更多地是为了租户的利益而不是房东的利益，因为它给租户提供了他们已经遵守租约条款的证据。 如果他们以现金或银行本票支付，则更难证明这一点。
租金收据是实物（有时是数字）文件，可以更轻松地跟踪付款情况。 它们对房东或物业经理也非常有帮助。 此外，如果承租人的支票退票，租金收据可以帮助他们收款。
为什么保持书面记录很重要
首先，我们明白了。 房东已经有很多事情要做，提供租金收据让他们和租户签字听起来很乏味。 此外，大多数租户不会提出要求——有些甚至不知道！ 然而，就像生活中的许多事情一样，你永远不需要它们，直到你需要它们——当你需要它们时，你可能会很感激拥有它们。
除了拥有支付月租金的实物证明外，以下还有一些使用租金收据很重要的原因：
- 可能需要租金收据. 几个州，包括 华盛顿，要求房东在租户要求时提供租金收据。 如果他们不这样做，租户可以向当地消费者事务部门或他们所在地区的类似机构投诉。 房东可能会因此受到罚款。
- 租金收据可以防止纠纷. 如果房客或房东同意是否支付租金，则租金收据可以在冲突发生前扼杀在萌芽状态。 如果租户在支付租金时总是索要收据，但找不到相关月份的收据，他们可能会三思而后行，然后指责房东向他们重复收费。
- 租金收据可以解决纠纷. 如果房东坚持他们的租客还没有支付租金，但租客可以提供租金收据证明他们已经支付了租金，这可以防止分歧演变成更多的事情。 此外，如果租户想对收取滞纳金提出异议，他们会在支付租金时向他们出示租金收据。 如果它是在 10 日支付的，并且他们的租赁协议规定，如果在 5 日之前没有收到租金，将收取滞纳金，租户就会知道他们有责任支付这笔费用。
- 租金收据让房东和租客安心. 证明何时支付租金的实物文件。 消除有关房东是否收到付款的任何灰色区域。
如何填写租金收据
填写租金收据是一项简单的任务，只需花费您大约一分钟的时间。 如果您创建一个租金收据模板，它会更容易！
下面是这个过程，一步一步：
- 在表格顶部输入付款日期和收据编号：
- 写下房产地址和租户姓名。 如果您使用的是租金收据模板，您可以自动填写地址并让租户写下他们的名字。
- 包括支付的金额及其支付方式。
- 确定收据的租赁期。 如果有余额到期（有关月份或从前几个月结转的余额），也请在此处包括在内。
- 然后租户打印并签名他们的名字，证明他们收到了租金收据。
- 接下来，房东提供他们的联系信息（可以使用租金收据模板自动提供）和签名。
- 最后，房东可以复印一份租金收据作为记录。 您会收到一封电子邮件，其中包含一份在线租金收据，表明该文件已签署。
下面是一个例子。
如果租户在线支付租金怎么办？
如果您是尚未接受在线支付的房东或物业经理，您应该接受！
担心租户是否会按时付款通常是房东和物业经理最关心的问题。 如今，不得不亲自写或邮寄支票通常被认为是一种不便。
这样想： 租房者的平均年龄 是一个 40 岁以下的人，伴随着互联网、电子邮件和所有数字化事物长大。 许多租房者只有支票簿，因为他们的房东只接受支票。 虽然这听起来微不足道，但这个额外的步骤可能会导致他们延迟付款并被收取费用或完全忘记邮寄支票。
当有人落后时，追赶起来可能具有挑战性。
以下是您应该考虑将在线租金支付作为一种选择的更多原因：
租户更喜欢它
83%的人 想在线支付账单，并且 57% 已经这样做了. 这高于 2020 年的 24% 和 2019 年的 17%。
租户可以自动付款
当租户设置他们的在线个人资料时，他们通常可以选择自动付款。 通过选择这样做，他们可以每月自动支付租金——只要他们的账户里有钱，这些付款就会按时支付。 这消除了拖延或忘记支付租金的人为错误。
在线支付更安全
使用在线系统支付租金是租户可用的最安全的选择之一。 纸质支票包含许多敏感信息，包括您的姓名、地址和银行帐户信息。 如果他们被拦截，您就很容易受到欺诈。
自动租金收据
最后，在线支付可以自动与您的会计系统同步，并为您和您的租户提供付款证明。 您不必担心每个月都会为您和您的租户的记录制作一张实物收据。
结论
无论您是想改用在线支付还是更喜欢传统方法，保持书面记录始终很重要。 尽管出示租金收据看似平淡无奇，但如果您的一位租户对付款有异议，您会很感激能有一张收据。
BiggerPockets 的注意事项： 以上为作者观点，不代表BiggerPockets观点。
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