如何使用 AI 使可怕的办公室会议自动化

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上周，我告诉您如何使用创造性的 AI 工具来生成和编辑令人惊叹的图像。现在让我们继续将许多办公室工作中一些耗时、有时乏味的部分自动化。

是的，我说的是会议。我将介绍如何使用诸如 ChatGPT 之类的生成式 AI 工具加快准备演示文稿、撰写谈话要点和编写会议记录等任务。

开始之前的常识性警告：您使用在线服务所做的任何事情都可能被运行它的公司看到，无论是大型科技公司还是 AI 初创公司。因此，如果您的会议涉及商业秘密或人事问题等敏感话题，那么现在可能不是试验这些新工具的最佳时机。

Gamma 网站将自动生成详细且丰富多彩的幻灯片，其中包括图形、图表和文本。您可能需要调整文本并添加一些您自己的照片。但可以将此生成器视为增强型演示模板，它可以自动处理无聊的事情，因此您可以处理更精细的细节。

首先，您注册一个免费帐户，单击“演示文稿”，然后输入提示。与文本和图像生成器一样，提示越详细越好。

这是我使用的一个示例，它描述了一个假设的演示文稿：

科技初创公司的人员配置更新。宣布新员工，包括一名多元化主管、一名人力资源主管和 7 名新软件工程师。我们现在有 120 名员工，并希望到 2024 年增加到 150 名。未来我们将聘请业务发展主管并扩大销售人员。

Gamma 以大纲响应提示，以不同的配色方案总结幻灯片和模板选项。

根据我的提示，Gamma 创建了一个包含七张幻灯片的演示文稿。 Gamma 包括描述新的多样性主管和人力资源主管角色的小组。

这是 Gamma 创建的两张幻灯片的片段：

最后一步是编辑演示文稿。在我的示例中，我会添加新员工的姓名、他们的简历和头像。

一句警告：生成式 AI 系统容易受到一种称为“幻觉”的现象的影响，在这种现象中，模型编造了听起来似是而非的废话。尤其是在工作环境中，三重检查以确保没有出现任何不准确之处，这一点至关重要。

我测试了另一个类似于 Gamma 的网站，它创建了漂亮的幻灯片，但也虚构了员工并将它们与从互联网上搜集的真实人物的照片配对。不好！

为了准备讨论员工更新的假想会议，我会首先告诉 ChatGPT、Bard 或 Bing 之类的聊天机器人：“就好像你是我的行政助理，将为我这个科技初创公司的首席执行官收集谈话要点，关于……的演示”，然后粘贴我用来创建幻灯片的较早提示。

（请记住，“表现得好像……”是使用生成式 AI 的黄金提示之一）

然后，聊天机器人会生成一个谈话要点列表，可以伴随每张幻灯片，以及一些建议的评论。同样，您可能需要进行一些编辑。

假设您想快速记下重述会议讨论内容的笔记。 Zoom 和谷歌包括使用 AI 自动将会议演讲转录为文本文件的工具，只要会议是在每个人的许可下录制的。然后，您可以将成绩单粘贴到聊天机器人中，并要求它进行总结。（请记住，不要对敏感信息执行此操作。）

如果您使用具有营业执照的 Google Meet，默认情况下会打开会议记录，并且会通过电子邮件将指向 Google 文档的链接发送给主持人。（您也可以按照谷歌的步骤激活转录功能。）

如果您使用的是 Zoom，则需要在帐户设置中启用云录制的商业、教育或企业许可证。当 Zoom 会议开始时，启用云录制。会议结束后，该服务将自动生成成绩单。

从那里，转到聊天机器人并输入提示，“就好像你是我的行政助理一样。你正在使用这份抄本编制会议纪要。” 然后粘贴你想要总结的那部分成绩单，聊天机器人会自动将其格式化为会议记录。（如果成绩单太长，您可以告诉聊天机器人您将把它分成多个部分粘贴，完成后您会说。）

如果没有记录会议但有人做了笔记，则可以将它们与相同的提示一起粘贴到聊天机器人中，以将文档格式化为会议备忘录。

下周，我将介绍如何使用 AI 进行消费——想想假期规划和购物。