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作为一个工作的妈妈，我靠我的待办事项清单生活。 从截止日期、约会和会议到游戏日期、儿科医生随访和保姆发薪日，没有什么能逃过我冗长的清单。
但是很容易陷入你应该为你的列表使用哪个花哨的应用程序或系统。 许多（非常讨厌的）互联网争论都围绕着正确的方法展开。 你应该坚持使用铅笔和纸吗？ 一个 iPhone 应用程序？
“我坚信大卫艾伦的 把事情做好 哲学——‘你的头脑是为了产生想法，而不是持有它们，’”生产力教练利兹·萨姆纳 (Liz Sumner) 说。 在这种情况下，将待办事项从您的大脑中转移到您信任的系统中是集中精力并完成最佳工作的最佳方式。 但是哪一个？
这就是为什么我们向屡获殊荣的时间管理博主和 SEO 专家 Sumner 和 Tor Refsland 寻求有关如何整理“完美”待办事项列表的建议。
第 1 步：预起草
为了获得最佳的待办事项清单结果，请在起草下一份待办事项清单之前花点时间回顾一下您的习惯。 考虑一些后勤细节：
1. 考虑你的工作类型。 在你的工作中寻找可重复的节奏——每天、每周或每月在同一时间发生的任务——这样你就可以从一个标准的清单或模板开始，然后从那里添加。 例如，作为一名 SEO 策略师，Refsland 说他的日常核心活动分为三类：
- 在谷歌上排名自己的网站
- 获得新客户
- 在谷歌上排名客户的网站
他可以从那里根据需要插入其他一次性待办事项。 如果您的工作涉及委派和团队合作，请确保在您的列表中准确包含您需要合作的人。 （即“与 Xander 一起检查新发布平台的进展情况”或“与 Y 团队讨论新的 6 月目标。”）
2. 你更喜欢每日清单还是每周清单？ 请记住，每周列表会更长，这可能会让一些人反感。 如果您更喜欢以全新的方式开始每一天的感觉，那么您可能会从每日待办事项列表中受益，而不是每周待办事项列表。 如果您更愿意随时了解即将发生的事情，每周列表可能会更好（但随着情况的变化，无论如何都需要不断维护）。
3. 你会结合生活的各个领域吗？ 根据 Sumner 的说法，将您生活中的不同领域（个人、工作等）组合在一个列表中是很好的。 真正的诀窍是避免添加您没有承诺完成的项目，例如“最后打扫走廊壁橱”。
4. 建立一个确保工作流程捕获的系统。 Sumner 说，你需要某种收件箱来捕获你的所有任务，以及定期审查时间来将收件箱中的项目处理到正确的桶中。 在通话或会议期间对项目进行分类可能会很痛苦，因此拥有一个“暂存”区域会有所帮助。
有些人喜欢使用像 Insightly 或 GTDNext 这样的在线系统，而另一些人则发现在普通的旧白板或像 SELF 日记这样的笔记本上写下任务就可以完成工作。 在您知道如何跟踪您的任务之后，您决定遵循哪个过程来组织和执行这些任务完全取决于您。 几个流行的：
- 把事情做好（GTD）： 这是 Sumner 更喜欢的系统。 GTD 系统要求你对每个任务提出以下问题：它是什么？ 是否可行？ 下一步行动是什么？ “如果不到两分钟，那就马上做，”萨姆纳说。 “如果没有，那就委托或推迟。” （更多在这里。）
- 动作方法： 使用行动方法，您会将您的项目（也称为待办事项）放入以下桶中：行动步骤（您需要在任何给定日期完成的特定任务的列表）、参考资料（包括您需要的任何补充信息）完成你的任务，如视频、文章、链接等）和 Backburners（现在不需要完成的事情，如想法、未来的推介和目标）。 （更多在这里。）
- 子弹日记： Bullet Journal 系统建议您保留一个主列表，您可以在其中不断添加非紧急任务，并在完成它们时将它们划掉。 从该原始列表中，您可以创建每日待办事项列表，其中包括任何对时间敏感的项目。 这些每日待办事项列表应尽可能具体和可操作，甚至可以包括当天需要完成的首要任务的部分。 通过问自己：哪些任务对我的一天影响最大？ 今天需要完成哪些任务？ 如果我今天什么都没做，什么任务会让我觉得最有成就感？ （更多在这里。）
第 2 步：创建列表
起草待办事项列表可能看起来很简单，但除非您仔细考虑，否则系统可能会让您失望。 例如，Refsland 建议提前大约一周规划您的待办事项列表（根据需要进行更新），并在每晚工作完成后查看它以进行任何必要的调整。
“如果你已经有事情要做，那么你就会知道需要安排什么，或者如果你下周的待办事项清单上没有事情，你可以专注于最适合你的活动，比如为您的业务带来更多资金，”他说。 “如果您按照每周和前一天晚上的习惯来计划您的待办事项清单，您完成它的时间不应超过 15-30 分钟。”
这 30 分钟似乎没有必要，但一个简单的计划会议可以在一天中节省大量时间，因此您永远不会花费宝贵的精力思考下一步应该做什么。
然后，在构建列表时，请执行以下操作：
1. 将大的、模糊的项目分成小块。 萨姆纳建议将大型项目分解成更小、更易于管理的块，您可以在一周内处理这些块。 “我们倾向于将项目视为最高级别的期望结果，”她说。 “实际上，每一个结果都是由多个行动步骤组成的。 你分解得越多，它们看起来就越可行。”
2. 为每个项目分配优先级。 Sumner 还建议包括有关时间敏感性或基于有限机会窗口的信息。 为了更进一步，Refsland 使用 ABCDE 方法对自己的待办事项列表任务进行优先排序：
- 我必须完成的任务——如果不完成会产生严重的后果。
- 我应该做的任务——如果没有完成，后果会很轻微。
- 我可以做的任务——如果他们没有完成也没有任何后果。
- 我委托的任务。
- 我从不做的任务。 （Refsland 说，最重要的是，在你完成所有 A 任务之前永远不要做 B 任务，在你完成所有 B 任务之前永远不要做 C 任务，等等。）
3. 限制你包含的项目。 您不能总是控制一天有多少次会议，但要现实地考虑您在一个工作日内实际可以完成多少。 Refsland 说：“重要的是，你放在第二天待办事项清单上的项目对你来说要实际完成。” “如果没有，那就不是待办事项清单，而是愿望清单。” 不要制作需要 10 分钟才能完成的待办事项段落 – 将每个段落限制在最多两句话以消除时间浪费。 一个好的经验法则是：如果您所有的待办事项列表项目都无法贴在便利贴上，那么它们将不适合您的一天。
4.要具体。 将“好主意，也许有一天”的项目与您真正打算做的项目分开。 “否则你会有一个永远无法完成的多页列表，并且会消耗你的精神能量，”萨姆纳说。 如果需要，保留一个单独的“梦想”列表，但只有当您从实际待办事项列表中划掉所有项目时才查看它。
5. 让你的项目具有可操作性。 萨姆纳说，在清单上的每一项都包含一个动词，越具体越好。 例如，“不要只说’车库’，”她建议道。 “相反，你可以说‘把旧的搬家箱子和油漆罐拿去回收； 整理园艺工具。 更容易预测所需的时间，并使一项艰巨的任务变得不那么令人生畏。”
6. 将您的待办事项列表放在一个战略位置。 如果你的待办事项列表在笔记本或白板上很容易被看到——而不是隐藏在你的手机或电脑上的某个地方——Refsland 建议找出你的下一个任务是什么，然后把它藏起来。 “一直盯着你的待办事项清单会适得其反，只会让你失去注意力，”他说。
7. 不要在电子邮件中列出你的清单. 对于 Sumner 来说，使用电子邮件收件箱来跟踪待办事项列表是一个大错误，因为您可能会浪费更多的时间和精力翻阅数十封其他电子邮件以找到您需要的东西。 另外，您允许其他人在每次发送电子邮件时指定您的待办事项列表。
8. 务必在列表中包含休息时间。 Refsland 建议跳过休息时间 期间 待办事项，并留出时间在任务之间休息一下。 “不要短暂休息一下来查看你的电子邮件或社交媒体账户，”他说。 “你会迷失方向，变得非常低效。” 如果你知道你有时间休息一下，你就更有可能坚持下去。
9. 边走边划掉项目。 萨姆纳说，边走边划掉项目不仅令人满意，而且还可以帮助您注意未完成的事情并评估原因。 查看未从待办事项列表中划掉的项目将直接有助于第 3 步。
第 3 步：评估
创建完美的待办事项列表需要一些时间，因为您会弄清楚什么对您有用，因此在尝试几次后权衡它的效果对于正确完成它至关重要。 要做到这一点，首先要回顾一下你最近的清单上没有划掉的项目。 问问自己为什么他们仍然未完成。
毕竟这个任务不重要吗？
您不清楚如何进行吗？
这是你只是在避免的事情吗？
“你清单上的大多数项目都属于三类之一：发现、决定或行动，”萨姆纳说。 “你要么需要收集信息，做出决定，要么采取行动。 如果您没有取得进展，可能是因为您在进行研究或做出重要选择之前试图采取行动。 每当你陷入困境时，问问自己，‘我需要找出、决定或做些什么来实现这一目标吗？’”
为此，Sumner 建议将您的待办事项列表与个人目标列表分开考虑。 “待办事项更加细化，”她说。 “目标是更大的图景。 我会在早上和一天结束时快速回顾一下我的待办事项清单。 在周末，我会展望未来，以确保我能按时按时完成任务。 我喜欢每年至少审查两次主要目标——每季度一次更好。”
如果一个项目在你的待办事项列表中停留了很多次，问问自己是什么让它变得重要。 你是在为别人做这件事，是时候把责任推回去了，因为你根本没有时间吗？ 你能通过改变态度或寻找替代解决方案来找到动力吗？ 如果你真的认为一个项目值得完成，提高它的重要性来完成它，或者在闲逛一个月后完全删除它。
请记住，制定一个完美的待办事项清单固然很好，但您应该始终为自己留出灵活性的空间。 “放眼大局总是很重要的，并确保您的待办事项清单与其保持一致，”Refsland 说。 “如果你的大战略发生变化，那么这很可能会影响你待办事项清单上的活动。” 适应性强，你会发现你的待办事项清单会帮助你走得更远。
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