您的公司需要数据管理改革吗？

作者：Matt Nowlin，Docupace 企业业务解决方案副总裁

管理数据是每家财富管理公司的关键流程。 但是如果使用错误的数据管理系统，跟踪所有表格和记录很快就会成为一件令人头疼的事情，并且会导致不合规、客户沮丧和工作流程缓慢。

归根结底，您的数据管理系统确实可以成就或破坏您公司的增长潜力。 您的数据管理策略是否创造了积极和安全的体验，还是过时且挑剔？

以下是您的公司需要彻底改革数据管理的三个迹象。

1.你依赖物理文书工作

纸质表格是最大的危险信号，表明需要对文档和数据管理进行全面改革。 借助当今可用的所有基于云的数字工具，没有理由依赖物理文书工作。

要求客户手动完成文书工作对每个人来说都是耗时的，并且容易导致错误、冗余和挫败感。 此外，客户越来越需要数字表格。 大流行期间与金融服务公司的数字互动有所增加，并显示 没有放缓的迹象. 客户意识到他们通过数字数据收集节省了时间，因此要求他们完成物理文书工作可能会影响整体体验。

所有这些文书工作也会对环境产生巨大影响。 仅在 2017 年，金融服务公司 发送了 52 亿份纸质文件 给他们的客户。 这相当于 240 万棵树——而且这个数字在过去五年中显着增长。 一项研究发现，以数字方式处理发票使一家公司的温室气体排放量减少了 每笔交易 63%. 考虑到一般公司发送的许多纸质表格，转向数字系统可以节省大量纸张和金钱。

2. 您手动输入客户信息

物理文书工作只是问题的一半。 完成这些表格后，后台员工必须将这些信息输入各种系统——这是一个繁琐且耗时的过程。 对于拥有不同步信息的不同数据管理系统的公司，数据可能需要在多个系统中多次输入。 每当一个人接触一条信息时，就有可能输入错误或丢失信息。 手动输入客户信息也为数据泄露和网络安全问题创造了机会。

顾问平均花费 每周 22 小时 关于行政任务。 他们可以花大量时间与客户建立关系并扩大公司的机会。 摆脱手动输入和管理客户信息，顾问和后台员工可以将时间花在更具战略性的大局任务上，而不是陷入困境。

3. 审计让你四处寻找文书工作

数据管理是合规性的核心。 公司必须遵守关于保留哪些记录、如何存储它们以及必须保留多长时间的严格规则和规定。 数据管理合规性可能会令人困惑，尤其是在没有集成文档管理系统的情况下。

如果合规性已成为您公司的一个问题，并且您花费宝贵的时间和资源来管理文档和搜索文件以准备审计，那么是时候进行数据管理改革了。 更令人担忧的是，您可能会在合规费用和罚款上浪费金钱，从而减缓公司的发展。 强大的数据管理解决方案可以避免其中许多问题，该解决方案可自动执行合规性工作，并更容易掌握法规，而不是在审计前回溯。

数据管理改革可以使您的公司摆脱使用耗时的手动流程，从而使您容易受到不合规和安全风险的影响，并将其转变为数据管理自动化、简化和高效的公司。

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